This site is under development, some of the functionalities may not work properly.
Post default

KỸ NĂNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP – KỸ NĂNG KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN TƯ VẤN CỦA LUẬT SƯ

By Lawr Internal Lawyer May 18, 2017


Có thể nói, kỹ năng soạn thảo văn bản là một trong những kỹ năng căn bản mà bất kỳ luật sư nào cũng phải nắm vững trong suốt cuộc đời hành nghề của mình. Luật sư phải biết đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, chính xác nhằm đưa những thông tin thiết thực cho doanh nghiệp. Khi thực hiện hoạt động pháp chế trong doanh nghiệp, có rất nhiều tình huống yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ như ghi biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thỏa thuận, biên bản ghi nhớ hay hợp đồng giữa khách hàng và đối tác. Cụ thể, một văn bản tư vấn pháp lý cần thõa mãn các yếu tố sau:

Tính lôgic của văn bản

Tất cả các văn bản do luật sư soạn thảo đều đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự. Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý. Chẳng hạn, một trật tự mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là: 

  • Bước 1: Khẳng định phạm vi tư vấn
  • Bước 2: Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra
  • Bước 3: Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn
  • Bước 4: Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên
  • Bước 5: Kết thúc (chào cuối thư)

Tính súc tích

Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ hạn chế. Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì.

Tính chính xác

Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo. Như đã nói ở trên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường. Vì vậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình.

Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản. Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần. Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư.

Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự

Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư. Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng. Một thư soạn thảo nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai.

Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản do luật sư soạn thảo. Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt. Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó.

Kỹ thuật trình bày văn bản

Một thư tư vấn được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc. Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.

Ngoài ra, khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về hình thức (như lỗi chính tả, ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay về nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…). Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy.

Tags: soạn thảo văn bản tư vấn , tính logic , tính súc tích , kỹ thuật trình bày văn bản , tính chính xác , pháp chế doanh nghiệp


Default avatar
Licensed for years

Comments 0

Please Login or Register to Submit Comment


You may also want to read

Post default

Sports lawyer india ,   gamechanger ,   tmt law firm ,   law students ,   day zero ,   australia sports management

As young budding lawyers, generally when asked about sports law, we have no clue about it. What is sports law? Is there any special Act dedicated to this field of law? If not, then which Acts are usually referred? Most of us would be as perplexed and confused as a non-law student would be.

Sports...

By Dipti Srivastava July 26, 2016
Post default

organic revolution ,   GMO ,   genetically modified organisms ,   Bt brinjal ,   Nagoya Protocol ,   Biotechnology Regulatory Authority of India (BRAI) Bill ,   BRAI ,   liability ,   punishment

A graduate from Calcutta University who is scheduled to start her L.L.M (International Law) in Queen Mary University in London in 2014-2015 Session

There is an old saying that goes like this - “you are what you eat”. Today we definitely do not want to be what we eat, as “healthy” and “wholesome”...

By Shweta Mohandas July 27, 2016
Post default

Notice ,   Air (Prevention and Control of Pollution) Act ,   1981 ,   Water (Prevention and Control of Pollution) Act ,   1974 ,   Section 21 ,   Section 26 ,   serving notice ,   prewarning ,   notice in advance ,   Vellore Citizens Welfare Forum v. Union of India

a 4th year student of ITMU Law School, Gurgaon

Notice or a Heads up?

Water and air, the two essential fluids on which all life depends, have become global garbage cans.” By Jacques-Yves Cousteau

As much as the domain of environmental law needs good lawyers to defend it in a court of law it also...

By Apoorv Pandey July 26, 2016